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Nous sommes mobilisés pour vous aider à vivre et à travailler dans les meilleures conditions possible cette situation exceptionnelle !

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Vivre et travailler malgré le coronavirus !

Soumis par webmaster le lun 09/03/2020 - 22:32
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Quarantaine, rassemblements, contacts, transports et déplacement limités, interdits ou impossibles...

 

L’apparition et surtout la diffusion planétaire fulgurante de ce virus, s’il pose des problèmes sanitaires bien entendu, vous pose également des problèmes opérationnels très pratiques et très concrets dans votre quotidien, que ce soit à titre individuel, familial, professionnel ou pour votre organisation.

 

La principale difficulté vient du fait qu’il créé des situations inédites et qu’il prend tout le monde de cours et qu’il faut trouver des solutions de toute urgence, sachant que la situation va évoluer et durer un certain temps alors qu’il est impossible de savoir comment les choses et la situation vont évoluer exactement ni pour combien de temps.

Les conditions, les contextes et la nature des problématiques à résoudre sont donc considérables, des plus élémentaires aux plus complexes.

 

Quels sont les enjeux ?

• pouvoir être opérationnel immédiatement, en quelques minutes ou heures à peine,
• donc facile à mettre en œuvre et à exploiter,
• pouvoir répondre à un maximum de besoins,
• donc offrir des fonctionnalités et des outils très complets, très flexibles et même personnalisables, si possible « intégrable » avec un existant,
• pouvoir s’adapter à toute organisation et à tout mode de fonctionnement,
• constituer une solution temporaire pour une durée inconnue viable opérationnellement, fonctionnellement et économiquement,
• donc sans demander ni fixer un engagement, et sans devoir payer pour des fonctionnalités et des outils dont on n’a pas l’utilité et qui complexifient la prise en main et l’emploi,
• garantir une réversibilité immédiate et simple à mettre en œuvre,
• probablement parler plusieurs langues et peut-être traiter en plusieurs devises,
• peut-être même savoir traiter différents régimes ou systèmes fiscaux,
• garantir la protection et la confidentialité des données en répondant aux normes de sécurité iso 27000 ou plus spécifiques des activités financières (PCI DSS) ou de santé (HDS-EU - HIPAA-US) et notamment garantir le stockage des informations en Europe et le cas échéant sur 3 autres continents, et en respectant la directive européenne du règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Vous conviendrez que cette liste constitue déjà un sacré défi n’est-ce-pas !

 


Alors comment Eralys peut elle vous apporter son aide ?

C’est ce que nous allons aborder et illustrer très concrètement dans une série d’articles que nous allons publier.

 

 

Commençons par les choses les plus simples et les plus urgentes alors que les rencontres ne sont plus possibles ou très limitées et contraignantes.
 

[1] Dialoguer et échanger des documents

On peut naturellement se téléphoner mais lorsqu’il faut se parler à plusieurs, que les uns et les autres se trouvent peut-être à des centaines ou des milliers de kilomètres de distance, et s’il faut travailler avec des documents, ce n’est pas satisfaisant.

Le courriel ? Oui il permet de circulariser des documents, mais pas en gros volumes et le dialogue est compliqué, surtout à plusieurs. Et puis vous avez des risques de sécurité.

Naturellement, il existe des solutions très répandues tel Skype, WhatsApp et autres similaires, mais coopérer à plusieurs sur un document en live, garder la trace de changements puis les intégrer dans un processus de gestion, dans un outil de gestion ou collaboratif ce n’est pas anodin, ni évident… C’est aussi difficilement maîtrisable, auditable et cela peut poser des problèmes sérieux en terme de confidentialité, de sécurité et par rapport au RGPD.

Ces solutions sont pratiques, répandues, plutôt faciles à première vue, mais en réalité elle ne sont guère productives et posent de réels problèmes de confidentialité et de sécurité. Ce sont avant tout des outils individuels, publics. Leur usage devrait rester occasionnel pour les sujets privés et professionnel. Pour le moins, cela ne devrait pas constituer un moyen permanent et pour des échanges importants.

 

Ce que Eralys propose


Si votre besoin est principalement orienté et limité sur les moyens de conversation - communication et de stockage et d’échange de fichiers, avec des possibilités de partager, travailler en groupe et en ligne des documents, notre solution Cloud Eralys vous satisfera.

Cloud Eralys présente une interface simple sur mobile, navigateur internet et sur un ordinateur de bureau avec des fonctions développées pour la gestion de documents, de fichiers et la collaboration, la communication. Voici quelques fonctionnalités:

Communication

  • Appel individuel et en groupe avec vidéo et chat (Mobile et Ordinateur),

  • Partage d'écran,

  • Intégration avec la gestion de fichiers et les outils de collaboration,

Office

  • Document, Tableur, Présentation, Dessin Office en ligne,

  • Client e-mail,

  • Calendrier, Contacts,

Fichiers

  • Organiser en répertoires et gérer les droits d'accès par utilisateur,

  • Téléchargement de fichiers, d'images et de vidéos y compris de grande taille et pour lesquels vous pouvez gérer la synchronisation entre vos terminaux Mobiles, Ordinateurs répertoriés,

  • Partage entre Utilisateurs, Membres de Groupe et mettre à disposition du public,

  • Visualisation en ligne des fichiers PDF, Office, galeries d'images et vidéos,

Sécurité

  • Connexion entièrement sécurisée par chiffrage des communications,

  • Contrôle d'Accès au Fichier pour Utilisateur et Groupes,

  • Audit d'activité.

 

Si votre besoin est plus élaboré et doit disposer de fonctions de gestion applicative reposant sur des bases de données tout en offrant une gestion de documents, de fichiers et des outils collaboratifs, le tout reposant sur une gestion fine des Utilisateurs en fonction d’une organisation et de rôles, notre solution Information Management System (IMS) vous conviendra.

I.M.S. est une plateforme de services très complète et flexible qui intègre une gestion de documents, de nombreux modules applicatifs, de nombreux outils et fonctionnalités.

Voici quelques fonctionnalités :

Organisation:

  • Reproduire ou configurer votre organisation de travail, vos codifications,

  • Définir des profils, des rôles pour les Utilisateurs, une hiérarchie, définir des Groupes d'Utilisateurs et des règles de partage,

  • Outil de conception visuelle d'écrans et de données en base de données associées pour répondre sans programmation, en quelques simples clics à vos besoins particuliers,

  • Concepteur de documents PDF pour reproduire vos propres devis, bons de commande client, bons de commande fournisseur, factures,

  • Outils d'import et d'export,

  • Paramétrage de systèmes de taxation,

  • Devises (au choix pour chaque utilisateur),

  • Langues (+20) (au choix pour chaque utilisateur),

Gestion de Documents

  • Répertoires, listes, recherche, notes, commentaires, version, téléchargement, visualisation en ligne des fichiers PDF, lien vers tout objet IMS, plan qualité, historique, notification,

Office

  • Calendrier, Tâches à faire, Evènements, Contacts,

  • Client de messagerie,

  • Modèles de courriels,

Domaines applicatifs couverts

  • Marketing,

  • Ventes,

  • Gestion des Stocks et gestion Administrative

  • Assistance, SAV,

  • Projet,

  • RH,

  • Finance,

  • ...

Traitements

  • Moteur d'automatisation et de planification, définition de processus par conditions et déclenchement par évènements, lancement d'opérations

  • Envoi automatique de courriels

Supervision

  • Outils pour la gestion de Rapports

  • Tableaux de Bords

  • Traçabilité des actions et des valeurs pour audit

 

Bien entendu, nos solutions répondent positivement à tous les enjeux mentionnés en introduction.

Pour découvrir davantage nos solutions, visitez nos Cas d'Usages.

Pour toute question, prenez contact avec nous, vous êtes les bienvenus.

 

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