Gérer la Présence et l'Absence au travail de manière déclarative

Soumis par webmaster le ven 18/06/2021 - 00:25

 

Avec la digitalisation, la mobilité grandissante et le développement du télétravail, comment traiter le sujet de la présence et de l'absence au travail ?

 

En effet, pour des raisons opérationnelles d'organisation du travail dans une entreprise, mais aussi et surtout pour des raisons de gestion administrative du personnel et pouvoir s'inscrire et remplir ses obligations légales avec les lois du travail applicables, il est nécessaire de gérer la présence et les absences au travail.

Mais comment faire lorsque les personnels sont en mobilité et travaillent à distance alors que les dispositions et les outils de gestion ont été construits dans un cadre d'activité de type "industriel" avec un contexte physique, sédentaire, local, c'est-à-dire où le personnel est physiquement présent ensemble dans les locaux de l'entreprise ?

 

 

Comment faire ?

Procéder de manière

  • Déclarative en offrant à l'employé des formulaires en ligne par lesquels il va informer spontanément son employeur
  • Automatisée pour des traitements directement liés aux données saisies en ligne par l'employé

 

 

Faire simple et efficace

 

  • Structurez, facilitez le processus déclaratif,
     
  • Automatisez les traitements et l’information des parties prenantes,
     
  • Soyez proactif, anticipez.

 

 

Traiter la Présence et l'Absence par la voie déclarative

 

La présence ou l'absence au travail peuvent êtres traitées au travers de formulaires en ligne.

Il appartient à l'employé de procéder aux "déclarations" nécessaires. Celles-ci sont enregistrées directement dans le système, qui peut alors traiter ces informations de manière automatisée en fonction des souhaits, des besoins facilitant la gestion et la tâche de tous.

 

 

Commentaires

Ce qui suit est basé sur notre plateforme de services I.M.S.

Nous considérons que l'organisation de l'entreprise est en place dans le système, avec les personnes concernées en tant que Utilisateur avec un Rôle et la structure hiérarchique adéquate pour la gestion des Employés.

Cependant, s'agissant d'un traitement de saisie des données par un formulaire en ligne, la solution, à ce simple niveau, est applicable pour un emploi dans tout système et toute application capable d'intégrer des données externes issues de tels formulaires en ligne ou via des importations de données.

 

La plateforme de services I.M.S. dispose de plusieurs options qui peuvent êtres employées

Précisons ici que la déclaration de Présence au travail ne demande pas à priori l'intervention d'un acteur tiers et une action spécifique en retour vers l'employé, s'agissant simplement d'enregistrer les noms, date et heure fournies par l'employé.

Alors que dans le cas de la déclaration d'Absence au travail, ceci entraîne normalement un processus de validation (une autorisation) par un tiers habilité avec confirmation ou rejet notifié en retour à l'employé.

 

Pour la déclaration de "Présence" au travail
 

  • Solution simplissime : dans un formulaire en ligne l'Employé entre son nom et une date et heure qui va créer un enregistrement qui pourra être exploité.
     
  • Solution Agenda, Planning, Prise de rdv, Réservation,... : via un formulaire en ligne (ou une fois connecté à I.M.S. ou à l'application gérée par le système d'information du client) les données saisies par l'Utilisateur mettent à jour l'application.

 

Exemple de Formulaire en Ligne

 

webform

Dans I.M.S. on élabore le Formulaire en Ligne en fonction de ses besoins et des approches souhaitées.
 

[ Voir la gestion des Formulaires en Ligne ]

 

Pour la déclaration d' "Absence" au travail

  • Solution simplissime : dans un formulaire en ligne l'Employé entre son nom et une date et heure de début et de fin d'absence avec probablement une zone de commentaire ou/et des choix qualifiant la nature et la justification de l'absence
     
  • Solution Agenda, Planning,... : via un formulaire en ligne (ou une fois connecté à I.M.S. ou à l'application gérée par le système d'information du client) les données saisies par l'Utilisateur mettent  à jour l'application.
     
  • Solution I.M.S. de soumission de demande : via un formulaire en ligne ou une fois connecté à I.M.S., ou via un portail de services, l'Utilisateur établit sa demande qui est ensuite traitée telle que le sont toutes les demandes d'intervention dans I.M.S. avec toutes les fonctionnalités pour le processus de validation, de suivi des demandes, les alertes, la distribution automatique aux personnes concernées en fonction des contextes et des évènements, les tableaux de bords. 

 

Exemple de soumission de demande

Request Form

L'Utilisateur choisit la nature, le type de demande et complète les champs disponibles.
Par exemple: Demande d'absence, Demande de congé payé,...
Une fois complétée la demande est transmise par I.M.S. à la personne ou au service défini et l'Employé sera informé automatiquement de la progression du processus et enfin de la validation ou du rejet de la demande. L'historique complet et horodaté du processus est disponible.

[ Voir la gestion des Demandes de Services ]

 

Les traitements automatisés

A partir des données disponibles, il est possible dans I.M.S. de définir des traitements automatisés.

Pour les Présences, par exemple :

  • détecter des anomalies et émettre des alarmes, des notifications
  • alimenter des tableaux de bord
  • élaborer et alimenter des listes filtrées
  • élaborer des rapports périodiques et les communiquer

Pour les Absences par exemple :

  • détecter pour le jour courant les Utilisateurs qui n'ont pas déclaré de Présence et
    • leur adresser un courriel leur demandant de justifier leur absence en remplissant un formulaire en ligne ou une demande d'absence
    • dresser une liste de ces Utilisateurs et l'adresser à la DRH et aux responsables hiérarchiques
  • alimenter des listes filtrées, des tableaux de bord, des indicateurs

Pour les deux :

  • Produire par exportation périodique, ou à la demande, des fichiers de données pour un emploi dans une application, un système tiers
  • Produire périodiquement, ou à la demande, en fonction de critères des courriels personnalisés comportant des données et les adresser aux destinataires concernés, ou joindre à l'envoi les données sous forme de fichiers
  • Produire des rapports et des documents personnalisés au format PDF

 

Exemple de Liste standard I.M.S.

 

List View

 

Vous pouvez créer vos propres listes en fonction de filtres sur vos données. Par exemple une liste des "Absents", une liste des "Présents" du jour `arrivés` après 9 heures.

[ Voir la création des listes ]

     

    Remarque
    En fonction des besoins, du contexte, de traitements connexes supplémentaires qui peuvent êtres liés à cette déclaration de présence ou d'absence (pointage, horaires flexibles, planification, procédures de demandes et de validation, gestion des absences...) on adoptera la solution la plus appropriée.

     

    Commentaires

    Tous les outils et toutes les fonctionnalités de la plateforme de services I.M.S. sont naturellement disponibles et peuvent êtres mises en oeuvre.

    Des possibilités d'exportation (et d'importation) de données sont disponibles pour alimenter ou êtres intégrées à des applications et dans des systèmes tiers, externes.

    Pour ceux qui le souhaiteraient, il est tout à fait possible d'employer la plateforme de services I.M.S. à seule fin de gérer les déclarations de "Présence" ou/et d' "Absence" et certains traitement automatisés liés tels que présenté.