Detecter la présence dans un contexte de télétravail

Soumis par webmaster le jeu 17/06/2021 - 14:05

 

Avec la mobilité grandissante et le développement du télétravail, comment traiter le sujet de la présence et de l'absence au travail ?

 

En effet, pour des raisons opérationnelles d'organisation du travail dans une entreprise, mais aussi et surtout pour des raisons de gestion administrative du personnel et pouvoir s'inscrire et remplir ses obligations légales avec les lois du travail applicables, il est nécessaire de gérer la présence et les absences au travail.

Mais comment faire lorsque les personnels sont en mobilité et travaillent à distance alors que les dispositions et les outils de gestion ont été construits dans un cadre d'activité de type "industriel" avec un contexte physique, sédentaire, local, c'est-à-dire où le personnel est physiquement présent ensemble dans les locaux de l'entreprise ?

 

 

Comment faire ?

Deux manières de procéder :

  • Déclarative : l'employé informe spontanément l'employeur
  • Automatique : par la détection ou non d'activité de l'employé

 

 

Faire simple et efficace

 

  • Structurez, facilitez le processus déclaratif,
     
  • Automatisez l’information des parties prenantes,
     
  • Évitez les saisies et enregistrer en horodatant les évènements,
     
  • Soyez proactif, anticipez.

 

 

Traiter la Présence et l'Absence par la détection automatique

 

La présence ou la non-présence peut être traitée automatiquement au niveau des connexions au système.

Aucune procédure, aucune action spécifique n’est requise de la part de l’employé, du responsable hiérarchique, de la Direction des Ressources Humaines.

Seul le déclaratif demande une action, mais le processus et les traitements qui en découlent peuvent êtres largement automatisés.

 

 

Commentaires

Ce qui suit est basé sur notre plateforme de services I.M.S.

Nous considérons que l'organisation de l'entreprise est en place dans le système, avec les personnes concernées en tant que Utilisateur avec un Rôle et la structure hiérarchique adéquate pour la gestion des Employés.

 

On utilise la Gestion des Utilisateurs I.M.S.

Historique des connexions

  • Tout Utilisateur qui se connecte à I.M.S. génère un enregistrement correspondant comprenant la date et l'heure.
  • Lorsque l'Utilisateur se déconnecte de I.M.S. l'heure est également enregistrée.

Ainsi, dispose-t-on dans I.M.S. des informations nécessaires pour détecter l'heure de connexion pour un Utilisateur. Autrement dit son `arrivée`, donc sa "Présence" au travail.

A contrario, en cas de non détection de connexion, son "Absence" au travail peut être détectée.

Nota
L'adresse IP est également enregistrée permettant de situer une localisation et le cas échéant un terminal.

 

Consultation des connexions Utilisateurs
 

 

Users login history

Nom, date et heure de connexion et de déconnexion constituent un enregistrement pour l'Utilisateur.

 

 

Les traitements automatisés

A partir des données de connexions disponibles, il est possible de définir des traitements automatisés.

Pour les éventuels retards et les Absences comme :

  • détecter pour le jour courant, à une certaine heure, les Utilisateurs qui ne se sont pas encore connectés (pour des contrôles en cas d'horaires flexibles, d'astreinte, etc...) et
    • leur adresser un courriel avec un texte personnalisé
    • dresser une liste de ces Utilisateurs et l'adresser à la DRH et aux responsables hiérarchiques
  • chaque jour, détecter les Utilisateurs qui ne se sont pas connectés et
    • leur adresser un courriel leur demandant de justifier leur absence ou de remplir un formulaire en ligne
    • dresser une liste de ces Utilisateurs et l'adresser à la DRH et aux responsables hiérarchiques
  • établir des listes, des tableaux de bord, des indicateurs
 

Remarque
Ne sont abordés ici que les seules questions de la détection automatique de la "Présence" et de l' "Absence" et de traitements automatisés possibles directement liés à cette détection.

 


 

Exemple de Liste standard I.M.S.

 

List View

 

Vous pouvez créer vos propres listes en fonction de filtres sur vos données. Par exemple une liste des "Absents", une liste des "Présents" du jour `arrivés` après 9 heures.

[ Voir la création des listes ]

 

Commentaires

Tous les outils et toutes les fonctionnalités de la plateforme de services I.M.S. sont naturellement disponibles et peuvent êtres mises en oeuvre.

Des possibilités d'exportation (et d'importation) de données sont disponibles pour alimenter ou êtres intégrées à des applications et dans des systèmes tiers, externes.

Pour ceux qui le souhaiteraient, il est tout à fait possible d'employer la plateforme de services I.M.S. à seule fin de gérer la détection automatique de "Présence" ou d'Absence" telle que présentée.

 

Poursuivons par la manière déclarative